Secretaressedag: Wat wilt u nu echt?

Over een aantal weken, op 21 april, vieren we voor de 28e keer de dag van de secretaresse. Deze dag staat in het teken om alle secretaresses en managementondersteuners te bedanken voor hun werkzaamheden. Wat geeft uw bedrijf als blijk van waardering? Gebruikelijk is om deze dag secretaresses te waarderen met een bosje bloemen of een ander aardigheidje, maar is dit niet achterhaald? Wellicht heeft u meer aan iets wat bijdraagt aan uw persoonlijke ontwikkeling of voordeel oplevert bij uw werkzaamheden.

In de afgelopen 28 jaar zijn de werkzaamheden van een secretaresse enorm veranderd. Waar je in de jaren 80 werd grootgebracht met de typemachine, is het tegenwoordig de bedoeling om alles digitaal te verwerken, met als doel: tijd besparen!

Minder voorbereiden

Tijd besparen kan op verschillende manieren. Uit onderzoek is gebleken dat bijvoorbeeld de voorbereiding voor een vergadering ook nu nog veel tijd vergt. Zo blijkt dat bijna 1/3 van de gespendeerde tijd aan vergaderingen, bestaat uit voorbereiden. Hoe mooi zou het als uw organisatie de tijd van voorbereiden drastisch kan verlagen, zodat u zich meer bezig kunt houden met zaken die er echt toe doen?

Minder uitwerken

Ook bij het uitwerken van de vergaderingen kan er veel tijd worden bespaard. Zo worden notulen veelal niet gelezen. U moet zich dus afvragen of het noodzakelijk is om alles perfect uit te schrijven.

Misschien kunt u uw notities zelfs al meteen na de vergadering klaar hebben en hoeft u geen tijd meer te vinden om alles uit te werken. Klinkt dat niet als een cadeautje!

Hulp voor de secretaresse

Vergaderingen worden vaak nog gezien als nutteloos en tijdrovend, daarbij zijn de leden van de vergadering vaak minder goed voorbereid dan gewenst. Door digitaal te gaan veranderen, bent u als organisatie weer in staat om vergaderingen zinvol te maken. Wilt u ook een oplossing voor onderstaande vragen?

  • Wanneer ontvang ik de laatste versie van de vergaderstukken?
  • Waarom heb jij je niet kunnen voorbereiden voor deze vergadering?
  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik direct kan notuleren op het moment van vergaderen?
  • Hoe zorg ik ervoor dat de enorme papierberg kan worden gereduceerd?
  • Op welke manier kan ik meer structuur aanbrengen tijdens de vergadering, zodat informatie goed kan worden gevonden?

Voorproefje? Kijk dan dit filmpje:

Digitaal vergaderen in SharePoint

Wilt u ook antwoorden op bovenstaande vragen? Trakteer uzelf dan op een kennismaking met de specialisten van Arrix. Zij kunnen u van alle informatie voorzien, zodat u in de toekomst meer tijd heeft voor leukere werkzaamheden.

henri1definitief

Dit blog is geschreven door Henri Piersma.

Heb je vragen naar aanleiding van dit bericht? Neem dan contact met ons op!

Bedrijfsnaam (verplicht):

Naam (verplicht):

Uw email (verplicht):

 Ik schrijf mij in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de actuele ICT ontwikkelingen door middel van blogs, whitepapers en events.*

* Je ontvangt een aantal keer per maand de belangrijkste berichten in uw email. Door het aanmelden van de nieuwsbrief ga je akkoord met onze Privacyverklaring . Je kunt de nieuwsbrief ieder moment stopzetten. Wij respecteren jouw privacy volgens de AVG wet.

Typ onderstaande code over:
captcha

Ik schrijf mij in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de actuele ICT ontwikkelingen door middel van blogs, whitepapers en events.

Uw naam (verplicht):

Uw email (verplicht):

* Je ontvangt een aantal keer per maand de belangrijkste berichten in uw email. Door het aanmelden van de nieuwsbrief ga je akkoord met onze Privacyverklaring . Je kunt de nieuwsbrief ieder moment stopzetten. Wij respecteren jouw privacy volgens de AVG wet.

Typ onderstaande code over:
captcha