In ons vorige blog hebben we het gehad over de invloed van robotisering op de financiële afdeling van de toekomst. Robotisering is echter niet alleen toekomstmuziek. Ook in 2018 schept het volop mogelijkheden voor de financiële afdeling. Maar wat betekent dit concreet in de praktijk?
We behandelen 3 processen die zich anno 2018 goed lenen om te robotiseren:
Het Inkoopproces
Het inkoopproces kent veel standaardhandelingen, vooral als het aankomt op het verwerken van grote hoeveelheden inkoopfacturen. Veel bedrijven kloppen deze facturen handmatig in, waarna een gedeelte van de facturen gedigitaliseerd moeten worden. Vervolgens wordt er veel tijd gespendeerd aan het verspreiden en controleren van facturen voor het fiatteringsproces.
Goed nieuws! Het proces is gemakkelijk beheersbaar te maken met de juiste software. Slimme scansoftware kan gegevens van de factuur herkennen zoals debiteurgegevens en bedragen om vervolgens met een boekingsvoorstel te komen voor de juiste tegenrekening. Een vooraf gedefinieerd procuratieschema biedt de gedigitaliseerde factuur direct aan in een workflow bij de juiste fiatteur. Matched de factuur met de bestelling of met een vertrouwde leverancier? Dan is fiatteren in sommige gevallen helemaal niet meer nodig.
Wilt u helemaal geen omkijken naar het inboeken van facturen, dan biedt de UBL factuur uitkomst. Dit is een digitale factuur, met alle factuurregels in digitaal formaat. Het voordeel is dat dit met één druk op de knop als boekingsvoorstel kan worden weggeschreven in het systeem.
Het rapportageproces
Het samenstellen van de maandelijkse rapporten kost gemiddeld zeven werkdagen per maand, waarvan vijf werkdagen voor het verzamelen van de gegevens. De resterende twee dagen zijn nodig om de gegevens te checken en uit te leggen. Begrijpelijk dat de winst valt te halen in het verzamelen van data.
Met de juiste software kan de financiële afdeling sneller voor gedefinieerde rapporten ophalen direct vanuit de database. Denk bijvoorbeeld aan de jaarrekening waarbij de cijfers direct vanaf de grootboekrekening gepresenteerd worden in een kant en klaar format die vervolgens direct via SBR kan aangeleverd worden bij de KvK.
Het boekhoudproces
Handmatige handelingen kosten de financiële afdeling jaarlijks een hoop tijd. Daarnaast is de kans op fouten door menselijk handelen aanzienlijk groter dan wanneer dit geautomatiseerd wordt.
Voorbeelden van dit soort tijdrovende en repeterende handelingen zijn Rekening Courant transacties, afschrijvingstransacties op activa, het verwerken van binnenkomende betalingen en het debiteurenbeheer. Met de juiste software kunnen deze processen grotendeels gerobotiseerd worden.
Neem als voorbeeld signaleringssoftware voor het debiteurenbeheer. De signaleringssoftware komt in actie bij bepaalde databasetriggers, zoals het overschrijden van een betalingstermijn. Het systeem waarschuwt de juiste mensen in uw organisatie of verstuurt zelfs de betalingsherinnering.
Benieuwd wat er nu en in de toekomst nog meer mogelijk is? Download onze whitepaper.