6 voordelen van een digitaal personeelsdossier

In het MKB zie ik het nog regelmatig; grote archiefkasten vol met ordners waarin personeelsdossiers zijn verzameld. Bij elke inzage of mutatie komt er weer een grote map tevoorschijn, die vervolgens grondig wordt doorgebladerd om tot de juiste gegevens te komen. Tijdens deze zoektocht zie ik regelmatig nieuwe dingen aan het licht komen. Ik hoor dan bijvoorbeeld: “Oh, ik zie dat Jan zijn rijbewijs ook is verlopen”. Zou het niet handig zijn als we dit soort dingen kunnen tackelen?

Het digitaliseren van het personeelsdossier in een HR systeem kan een goede stap in de richting zijn. Wat zijn nou de voordelen ten opzichte van een papieren dossier? Hieronder noem ik zes voordelen van het digitale personeelsdossier.

personeelsdossier

 Afschermen toegang tot documenten

Het personeelsdossier bevat gevoelige informatie wat niet voor iedereen toegankelijk mag zijn. Zeker in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens is het belangrijk dat u informatie afschermt voor mensen die net bevoegd zijn. Door uw personeelsdossier digitaal bij te houden in een HR-systeem kunt u gemakkelijk documenten beveiligen. Door het toekennen van rechten aan documenten bepaalt u zelf wie welke documenten kan zien.

personeelsdossier

 Verplichte documenten

Niet alleen voor de wet bescherming Persoonsgegevens is de volledigheid van uw dossier van belang. Ook worden door het ontslagrecht in de Wet werk en zekerheid hogere eisen gesteld aan de volledigheid van het dossier. Onvolledige dossiers kunnen in de toekomst dus problemen opleveren voor uw organisatie. Dit kunt u echter eenvoudig tackelen door bepaalde documenten verplicht te stellen in uw digitale personeelsdossier. Ontbreken er bepaalde documenten, dan krijgt u een melding. Zo weet u dat uw dossier altijd compleet en volledig is.

personeelsdossier

 Triggers en einddatum op documenten

Sommige documenten in het personeelsdossier zijn cruciaal voor het uitvoeren van de functie van uw medewerkers. Een voorbeeld hiervan is een rijbewijs voor een buitendienstmedewerker of een certificaat voor een specialist. Het digitaliseren van uw personeelsbestand in een HR-systeem geeft u de mogelijkheid om een einddatum en signalering te zetten op uw documenten. U weet dan altijd waar u aan toe bent.

personeelsdossier

Betere vindbaarheid

Door uw dossier te digitaliseren kunt u gemakkelijk een vaste structuur afdwingen voor uw documenten. Hierdoor kunt u gemakkelijk in dossiers zoeken en onttrekt u eenvoudig de meest recente documenten.

personeelsdossier

Medewerker Selfservice

De meest HR-software biedt de mogelijkheid om de medewerker zelf toegang te geven tot zijn dossier door middel van een selfservice. Hierdoor kan de medewerker zelf zijn gegevens inzien en bewerken in tegenstelling tot fysieke dossiers, waarbij dit altijd via u loopt.

personeelsdossier

Automatisch melding wanneer documenten verwijderd moeten worden (vernietigd)

In het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens heeft u een bewaarplicht op documenten uit het personeelsdossier. Na afloop van deze bewaarplicht dient u de documenten te vernietigen. Voor de meeste documenten is de maximale bewaartermijn twee jaar, maar er zijn ook documenten en gegevens die u langer dient te bewaren. Wanneer u het personeelsdossier digitaliseert in een softwaresysteem kunt u gemakkelijk signaleringen toepassen op uw bewaarplicht. Zo bent u altijd op de hoogte wanneer u documenten dient te vernietigen.

leonpasfoto

Dit blog is geschreven door Leon Bosgra Adviseur Exact Oplossingen van Arrix.

Heb je vragen naar aanleiding van dit bericht? Neem dan contact met ons op!

Bedrijfsnaam (verplicht):

Naam (verplicht):

Uw email (verplicht):

 Ik schrijf mij in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de actuele ICT ontwikkelingen door middel van blogs, whitepapers en events.*

* Je ontvangt een aantal keer per maand de belangrijkste berichten in uw email. Door het aanmelden van de nieuwsbrief ga je akkoord met onze Privacyverklaring . Je kunt de nieuwsbrief ieder moment stopzetten. Wij respecteren jouw privacy volgens de AVG wet.

Typ onderstaande code over:
captcha

Ik schrijf mij in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de actuele ICT ontwikkelingen door middel van blogs, whitepapers en events.

Uw naam (verplicht):

Uw email (verplicht):

* Je ontvangt een aantal keer per maand de belangrijkste berichten in uw email. Door het aanmelden van de nieuwsbrief ga je akkoord met onze Privacyverklaring . Je kunt de nieuwsbrief ieder moment stopzetten. Wij respecteren jouw privacy volgens de AVG wet.

Typ onderstaande code over:
captcha