Kwaliteitsmanagement systeem in Office365

Globaal gezegd richt kwaliteitsmanagement zich op het verbeteren van de kwaliteit van producten en diensten die door een organisatie worden geleverd. In de huidige markt wordt het steeds belangrijker dat alle processen rondom kwaliteit aantoonbaar geborgd worden. Tevens is het van belang dat de organisatie inzicht heeft in haar eigen processen teneinde verbeteringen en optimalisaties aan te kunnen brengen. Alle processen die hiermee zijn gemoeid vallen dus onder de noemer kwaliteitsmanagement. ISO 9001 is het internationale keurmerk voor kwaliteitsmanagementsystemen. Simpel gezegd houdt dit keurmerk het volgende in:kwaliteitsmanagementsysteem

– Zeg wat je doet
– Doe wat je zegt
– Bewijs het

pasfotodave

Dit blog is geschreven door Dave Bakker, SharePoint Business Consultant bij Arrix.

Eén van de belangrijkste doelen hierbij is: klanttevredenheid. Voor veel organisaties heeft dit keurmerk een grote toegevoegde waarde omdat hiermee wordt aangetoond dat de organisatie zichzelf heeft ten doel heeft gesteld de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen en alle processen hieromtrent controleerbaar te borgen.

Kwaliteitsmanagementsysteem in Office365

Met name het controleerbaar borgen van alle processen is vaak een hele uitdaging. Omdat deze vaak aan verandering onderhevig zijn is versiebeheer van groot belang. Alles voortdurend uitprinten op papier en archiveren is zeer tijdrovend en kostbaar. Dankzij de krachtige tools in Office365, zoals SharePoint, is het mogelijk voor vrijwel iedere organisatie om alle processen en documentatie rondom kwaliteitsmanagement vast te leggen in een kwaliteitsmanagementsysteem. Dit systeem houd concreet in dat medewerkers via hun webbrowser toegang hebben tot alle voor hen relevante processen en documenten. Ook een eventuele audit commissie die het ISO 9001 certificaat verstrekt zal een dergelijke digitale manier van verslaglegging als positief ervaren mits dit goed is ingericht.

Voordelen kwaliteitsmanagement systeem in Office 365

Veel organisaties worstelen met het probleem dat er wel procedures en werkinstructies zijn, maar dat deze lang niet altijd op een consequente manier door alle medewerkers gebruikt worden. Zo komt het regelmatig voor dat verschillende versies van werkinstructies of procesbeschrijvingen op een fileserver staan waarbij het niet altijd met 100% zekerheid te zeggen is of alle medewerkers ook daadwerkelijk de laatste versie gebruiken van een document. Door deze op te slaan op een gebruikersvriendelijke website zijn procedures sneller toegankelijk voor de medewerkers waarbij altijd de laatste versie zichtbaar is. Door middel van het opnemen van klikbare links in een procedure kan snel worden doorgeklikt naar het desbetreffende woord waarover de medewerker meer wil weten. Ook afbeeldingen, tabellen, video’s en andere type bestanden kunnen worden opgenomen in een procedure webpagina.

Concreet kunnen we de voordelen als volgt samenvatten:

  • Online te benaderen via de webbrowser.
  • Automatisch versiebeheer.
  • Op uniforme wijze organisatie brede termen toewijzen aan documenten en procedures.
  • Online verbeterregister waarin voorstellen voor verbetering kunnen worden ingediend.
  • Visueel maken van processen door het toevoegen van Microsoft Visio tekeningen.
  • Online risicoregister waarin risico’s en hun impact kunnen worden vastgelegd.
  • Recordbeheer om bestanden te vergrendelen voor wijzigingen.

Office 365 en SharePoint bieden standaard de benodigde componenten die nodig zijn om bovengenoemde voordelen te realiseren. Deze software is dus in veel gevallen van grote toegevoegde waarde op het moment dat een organisatie besluit om een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. Wij hebben voor verschillende organisaties een kwaliteitsmanagementsysteem opgezet en hiermee ruime ervaring opgedaan. Daarnaast zijn wij zelf ook ISO 9001 & ISO/IEC27001 gecertificeerd waardoor we ook goed begrijpen welke aspecten komen kijken bij het opzetten van een dergelijk systeem.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit bericht? Neem dan contact met ons op!

Bedrijfsnaam (verplicht):

Naam (verplicht):

Uw email (verplicht):